Zarządzanie fakturami stanowi ważny element funkcjonowania każdej firmy i to bez względu na jej rozmiar oraz branżę, w której działa. Przeoczenie terminu spłaty lub zagubienie jednej tylko faktury kosztowej może oznaczać dla przedsiębiorstwa naprawdę spore problemy, dlatego tak ważne jest efektywne zarządzanie fakturami w firmie.
Możliwości systemów ułatwiających zarządzanie fakturami w firmie
Ponieważ efektywne zarządzanie fakturami wpływa na tak wiele niezwykle ważnych elementów prowadzenia każdej działalności gospodarczej, wraz z rozwojem różnorodnych narzędzi IT dla biznesu pojawiły się także specjalistyczne systemy umożliwiające zarządzanie fakturami w firmie czy instytucji. Profesjonalne systemy przeznaczone do obsługi faktur wyróżniają się rozbudowanymi możliwościami i wielością oferowanych funkcji. Najlepsze z nich pozwalają m. in. na:
- prowadzenie elektronicznej ewidencji faktur przychodzących, a także na ich skanowanie;
- wprowadzanie do systemu ustalonego terminu płatności wraz z kwotą danej faktury;
- wprowadzanie wybranej wysokości kwoty, powyżej której faktura będzie traktowana przez system jako szczególnie ważna i której obieg będzie wyróżniony;
- wielostopniowe przekazywanie do opisu;
- elektroniczną dekretację faktur;
- łatwy i szybki dostęp do wyszukiwarki zgromadzonych w systemie faktur.
Łatwa ewidencja i wyszukiwanie dokumentów
Właściwe zarządzanie fakturami kosztowymi to klucz nie tylko do skutecznego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, to również sposób na utrzymanie prawidłowej współpracy z wszystkimi kontrahentami – wpływa to na budowę odpowiedniej renomy firmy i relacji biznesowych opartych przede wszystkim na wzajemnym zaufaniu.
Profesjonalny system zarządzania fakturami w firmie pozwala na ewidencję i sprawny obieg faktur kosztowych wpływających do przedsiębiorstwa. Jest to niezwykle ważne z punktu widzenia kontroli nad każdą przeprowadzaną transakcją. Kontrola ta widoczna jest nie tylko w przypadku bieżących projektów, ale i już zamkniętych. Sprawne narzędzie do zarządzania fakturami pozwala m. in. na wprowadzanie do systemu każdego dokumentu zgodnie z kilkoma określającymi go parametrami, takimi jak:
- data wystawienia faktury;
- data wpłynięcia faktury;
- kwota faktury;
- waluta, w której wystawiono fakturę;
- typ dokumentu;
- podmiot wystawiający fakturę.
Wprowadzanie do systemu dokumentów z uwzględnieniem powyższych danych pozwala zachować porządek w ewidencji faktur, a przede wszystkim jest niezwykle ważne przy wyszukiwaniu konkretnych pozycji.